Une gestion transparente et responsable
Ce code de conduite est une directive obligatoire pour tous les collaborateurs de l'entreprise et de toutes les filiales. Si les lois nationales imposent des règles plus strictes aux filiales étrangères, celles-ci prévalent.
Le code de conduite repose sur nos valeurs éthiques et sur les principes commerciaux qui en découlent et qui sont marqués par l'intégrité et la loyauté. En tant qu'entrepreneurs honnêtes, nous nous engageons à respecter les normes éthiques les plus strictes. Nous avons une grande responsabilité vis-à-vis de nos clients. Nos clients et nos partenaires commerciaux peuvent nous faire confiance. Cela signifie notamment que nous respectons toujours le droit et la loi, que nous pratiquons une concurrence loyale et que nous sommes des partenaires fiables. Nous sommes convaincus que c'est la seule façon d'assurer durablement la compétitivité, et donc l'emploi et le succès économique.
Le code de conduite ne peut et ne veut pas tout régler. Il contient des principes et des normes minimales qui s'appliquent de la même manière à tous les collaborateurs et qui doivent être vécus. En outre, nous voulons encourager tous ceux qui travaillent avec nous à adopter ces principes.
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Le code de conduite sert à mettre en œuvre nos principes de comportement :
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L'intégrité et la légalité guident nos actions
Notre action est marquée par la volonté d'assurer et de renforcer notre position de leader en tant que l'un des principaux laboratoires photographiques au monde et leader technologique dans le domaine du photofinishing industriel.
Nos relations commerciales sont pertinentes et exemptes de méthodes déloyales
Nous évitons les conflits entre les intérêts de WhiteWall et les intérêts privés.
Nous traitons les informations commerciales ou les secrets d'entreprise de manière confidentielle
Nous ne tolérons pas l'abus de notre position à des fins personnelles, au profit de tiers ou au détriment de WhiteWall.
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1. Principes dans les relations avec les collaborateurs, les clients et les partenaires commerciaux
WhiteWall attend de tous ses collaborateurs, clients et partenaires commerciaux qu'ils soient traités de manière équitable et que leurs droits et leur vie privée soient respectés. Aucune différence de traitement ne doit être faite en raison du sexe, de l'ethnie, d'un handicap, de l'origine, de la religion, de l'âge ou de l'identité sexuelle.
L'entreprise ne tolère pas le harcèlement sexuel. Nous ne tolérons pas non plus ce que l'on appelle le harcèlement moral. Les signes de ce type de harcèlement sont notamment la diffamation d'un employé ou de sa famille, la propagation de rumeurs, les menaces, les humiliations, les insultes, les brimades, les traitements déshonorants ou indignes de la part de supérieurs hiérarchiques ou de collègues, ainsi que la rétention intentionnelle d'informations nécessaires au travail. Les personnes concernées ont le droit d'être entendues et prises au sérieux par leurs interlocuteurs, tels que leurs supérieurs ou le service du personnel.
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2. Prévention des conflits d'intérêts
2.1 Principes
Les intérêts privés et professionnels doivent être strictement séparés. Les liens ou contacts professionnels ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles ou pour le bénéfice d'autrui, ni entraîner un préjudice pour l'entreprise. En cas de possibilité ou de risque de conflit d'intérêts, les collaborateurs doivent, en cas de doute, s'adresser à leur supérieur hiérarchique. Ils doivent demander conseil et assistance à ce dernier, au service du personnel ou au responsable de la conformité. Tout collaborateur peut également s'adresser au médiateur à cet égard.
Afin d'éviter tout conflit d'intérêts entre l'entreprise et la sphère privée, les membres de l'entreprise doivent s'abstenir d'engager des partenaires commerciaux de WhiteWall à des fins privées. S'il s'avère par la suite qu'un partenaire commercial a été engagé par WhiteWall à des fins privées, il convient de le signaler immédiatement au responsable de la conformité.
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2.2 Conflits d'intérêts liés à des activités annexes
Les collaborateurs de WhiteWall sont tenus de faire approuver par le service du personnel/le directoire l'exercice de toute activité annexe. WhiteWall refusera ou révoquera l'autorisation d'exercer une activité annexe s'il existe des indices que l'activité annexe nuit à l'exécution des tâches prévues par le contrat de travail et/ou viole des obligations légales ou relevant du droit du travail.
Afin d'exclure tout conflit d'intérêts, une activité secondaire pour un concurrent ou un autre partenaire commercial n'est en principe pas autorisée.
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2.3 Conflits d'intérêts dus à des participations
Les participations importantes dans d'autres entreprises dans l'environnement commercial direct (en font notamment partie les concurrents, les clients et les fournisseurs) ne sont autorisées qu'avec l'accord écrit exprès du directoire de WhiteWall.
Les participations financières importantes de membres de la famille proche dans un concurrent, un client ou un fournisseur doivent être signalées.
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3. Gestion des subventions reçues
Les fabricants et les fournisseurs doivent être sélectionnés uniquement sur la base d'une concurrence loyale et en tenant compte des critères de prix, de qualité et d'adéquation de leurs prestations. Cela s'applique de la même manière aux autres partenaires commerciaux et prestataires de services. Il est interdit aux collaborateurs de WhiteWall de demander, de se faire promettre ou d'accepter des avantages de la part de tiers avec lesquels WhiteWall cherche à établir ou entretient une relation commerciale.
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3.1. Cadeaux ou autres gratifications
Les autres avantages sont par exemple des incitations financières, la mise à disposition gratuite ou à prix réduit d'objets à utiliser, des remises, des invitations à des voyages de vacances ou des billets d'entrée gratuits pour des événements particuliers. Les cadeaux doivent être refusés par les collaborateurs de WhiteWall. Si, pour des raisons de courtoisie, cela n'est pas possible, ces cadeaux doivent être immédiatement remis au supérieur hiérarchique, au service du personnel ou au responsable de la conformité. Ils sont utilisés pour des dons en nature à des organisations d'utilité publique ou des ventes aux enchères au sein du cercle des collaborateurs ou à d'autres fins de l'entreprise. L'offre d'autres dons doit être signalée au supérieur hiérarchique compétent et documentée. Des dérogations à cette règle peuvent être autorisées par la direction dans des cas exceptionnels.
L'acceptation d'argent liquide est interdite sans exception.
Les voyages privés liés à des déplacements professionnels ou les déplacements professionnels ne doivent pas être effectués aux frais de partenaires commerciaux ou de tiers. De tels frais de déplacement doivent être facturés sans exception conformément aux règles en vigueur en matière de frais de déplacement.
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3.2 Repas d'affaires et invitations
Les repas d'affaires qui, en raison de leur motif, de leur nature, de leur fréquence et de leur ampleur, constituent des divertissements usuels dans le monde des affaires, c'est-à-dire qui servent à des fins commerciales justifiées, sont autorisés si l'invitation est volontaire et s'inscrit dans le cadre raisonnable de la collaboration habituelle. Il convient toutefois d'éviter toute impression d'influence contraire aux règles sur les décisions commerciales. La sensibilité nécessaire à cet égard est attendue de tous les collaborateurs.
Les invitations de partenaires commerciaux ou de prestataires de services à d'autres manifestations (par ex. manifestations sportives ou culturelles, salons internes, séances d'information sur les produits, séminaires, formations continues, etc. Elles nécessitent toutefois l'approbation préalable du supérieur hiérarchique dans chaque cas particulier. En principe, les frais de déplacement et d'hébergement occasionnés sont à la charge de WhiteWall.
Les membres de la direction peuvent accepter et offrir des invitations à des manifestations, y compris des repas appropriés, si l'organisation est motivée par des raisons professionnelles et sert les intérêts de WhiteWall.
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4. Dons à des partenaires commerciaux
Il est interdit d'accorder à des partenaires commerciaux des avantages financiers ou autres susceptibles d'altérer le jugement commercial du bénéficiaire ou d'entraîner un conflit d'intérêts.
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4.1 Cadeaux ou autres libéralités à des tiers
Aucun autre avantage (notamment financier) ne doit être offert, promis ou accordé à des partenaires commerciaux. Les cadeaux peuvent être offerts dans le contexte habituel d'une relation commerciale et dans une mesure matérielle raisonnable. Ils ne doivent pas être perçus par le bénéficiaire comme un avantage susceptible d'influencer ses décisions commerciales dans le sens d'un traitement préférentiel du donateur. En principe, les cadeaux ne doivent pas dépasser une valeur de 50,00 € par personne et par année civile. Toute dérogation à cette règle doit être approuvée au préalable par la direction et doit être signalée au responsable de la conformité.
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4.2 Repas d'affaires
Les repas d'affaires qui, de par leur motif, leur nature, leur fréquence et leur ampleur, constituent des divertissements usuels dans le monde des affaires, c'est-à-dire qui servent à des fins professionnelles justifiées, sont autorisés. Les détails à ce sujet figurent dans la réglementation des frais.
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4.3 Comportement vis-à-vis des autorités et des fonctionnaires
Les titulaires de fonctions politiques et les représentants d'autorités ou d'institutions publiques (agents publics) sont tenus de respecter l'intérêt général. Par conséquent, seuls les cadeaux appropriés et liés à l'occasion, conformes aux règles de politesse sociale reconnues et n'affectant pas le respect dû à la fonction ou à la mission politique, sont autorisés (par exemple, bouquet de fleurs ou bouteille de vin à l'occasion d'un anniversaire, d'un anniversaire de service ou de la fin d'une fonction).
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5. Dons/sponsoring
WhiteWall participe à la vie sociale et sociétale en faisant des dons à des fins d'utilité publique, sociales, culturelles, sportives et scientifiques dans le cadre habituel des affaires. Il n'effectue aucun don, ni directement ni indirectement, à des partis politiques ou à des fondations proches de partis politiques.
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6. Lutte contre la criminalité économique et la corruption
WhiteWall s'oppose à toutes les formes de corruption et aux délits qui y sont liés. La corruption est strictement rejetée et non tolérée par notre entreprise.
Dans le langage courant, on entend par corruption l'abus d'un pouvoir confié à des fins d'intérêt personnel. En droit pénal, il s'agit des délits de corruption, de trafic d'influence, d'acceptation d'un avantage et d'octroi d'un avantage (§§ 331 - 335 du code pénal). La corruption et la subornation dans les relations commerciales sont également des actes répréhensibles, passibles d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à trois ans, voire cinq ans dans les cas graves (§§ 299, 300 du Code pénal).
WhiteWall lutte contre la corruption de manière préventive par des mesures organisationnelles et des dispositions personnelles appropriées. En outre, l'entreprise met tout en œuvre pour détecter la corruption et les actes criminels qui y sont liés et les poursuivre sans distinction de personne.
Les collaborateurs exposés à une tentative de corruption doivent immédiatement en informer leur supérieur hiérarchique et/ou le responsable de la conformité.
Les collaborateurs qui soupçonnent des actes de corruption ou d'autres actes criminels ou des irrégularités graves doivent signaler ces soupçons.
Les interlocuteurs à cet effet sont, outre les supérieurs hiérarchiques directs, le responsable de la conformité et le médiateur anti-corruption nommé par l'entreprise. Ce dernier reçoit des informations sur d'éventuels faits de corruption, qu'il traite de manière strictement confidentielle en raison de son devoir de discrétion en tant qu'avocat. Il ne transmettra les faits au responsable de la conformité que si le dénonciateur y consent expressément. L'identité du dénonciateur ne sera pas révélée si celui-ci ne le souhaite pas.
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7. Apparition en public
L'engagement dans une institution publique ou d'utilité publique, dans des associations ou dans des fonctions publiques au niveau communal ou suprarégional ainsi que l'exercice de fonctions honorifiques sont en principe salués par l'entreprise, dans la mesure où l'engagement ou le bénévolat ne compromettent pas l'exécution des obligations découlant du contrat de travail et sont compatibles avec la position dans l'entreprise. La prise de tels engagements doit être discutée avec le supérieur hiérarchique ou le service des ressources humaines.
Les prises de position des cadres en faveur de l'entreprise, qu'il s'agisse d'interviews, de conférences ou de publications, doivent être conformes aux intérêts et aux objectifs de l'entreprise en ce qui concerne le moment, le cadre et le contenu. Elles doivent donc dans tous les cas être convenues avec la direction et, en cas de contact avec les médias, également avec le responsable de la communication d'entreprise.
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8. Protection des biens et des données de l'entreprise, obligation de confidentialité
Chaque collaborateur de WhiteWall est tenu d'utiliser les biens de l'entreprise de manière responsable et de les protéger contre toute perte, tout dommage ou tout abus. En font partie, outre les choses confiées pour utilisation telles que PC, machines, etc., en particulier les biens immatériels tels que les données pertinentes, les secrets commerciaux, les brevets et les marques.
Sans l'accord explicite du supérieur hiérarchique, il est interdit d'utiliser les installations ou les objets de l'entreprise à des fins privées ou de les retirer de la zone géographique de l'entreprise. Les détails concernant les ordinateurs portables, les téléphones, etc. sont régis par des instructions de travail séparées sur l'utilisation de l'informatique.
Les employés doivent garder le secret absolu sur tous les secrets industriels et commerciaux, tant pendant la durée de leur contrat de travail qu'après la fin de celui-ci.
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9. Règles relatives aux initiés
Tant que des personnes détiennent des informations privilégiées sur WhiteWall, elles ne peuvent pas négocier les titres cotés en bourse de l'entreprise. Les informations privilégiées sont toutes les informations qui ne sont pas connues du public et qui sont susceptibles d'influencer la décision d'un investisseur d'acheter, de vendre ou de détenir un titre (§§ 13, 14 WpHG).
WhiteWall tient un registre des initiés dans lequel figurent toutes les personnes ayant potentiellement des informations privilégiées.
Les informations privilégiées ne doivent pas être transmises sans autorisation à des personnes extérieures à WhiteWall (par ex. à des journalistes, des analystes financiers, des clients, des conseillers, des membres de la famille ou des amis). Il faut toujours s'assurer que les connaissances importantes pour les initiés sont conservées sous clé ou sécurisées de manière à ce que des personnes non autorisées ne puissent pas y avoir accès.
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10. Agir conformément au code de conduite
10.1 Respect du code de conduite et conséquences en cas de non-respect
Chaque collaborateur est responsable du respect des règles de ce code de conduite dans son travail quotidien.
Les cadres ont l'obligation particulière de montrer l'exemple en matière de respect des principes et d'être, par leur propre comportement, un modèle d'action intègre et loyale. Ils doivent notamment veiller à ce que ce code de conduite soit appliqué et mis en pratique dans les activités quotidiennes.
Toute personne qui enfreint ce code de conduite doit s'attendre à des sanctions relevant du droit du travail, pouvant aller jusqu'à la démission/au licenciement, sans considération de la personne. Si l'entreprise subit un préjudice du fait d'infractions, elle fera valoir ses droits à des dommages et intérêts/recours contre le ou les responsables dans le cadre des possibilités légales. En cas de suspicion d'infractions, une plainte pénale sera systématiquement déposée.
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10.2 Interlocuteur en cas de questions sur le code de conduite
En cas de questions sur le code de conduite ou d'incertitudes quant au comportement à adopter, il convient de rechercher le dialogue avec le supérieur direct ou le supérieur hiérarchique immédiatement supérieur. Si cela n'est pas possible ou pas souhaité, les collaborateurs du service du personnel, le responsable de la conformité ainsi que les membres du comité d'entreprise sont à disposition. En outre, tout collaborateur peut également s'adresser à notre médiateur, sans frais pour lui.
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Dispositions finales
Si le contrat de travail ou des directives spéciales pour certaines personnes contiennent des dispositions plus étendues, celles-ci restent valables. Les dispositions des contrats de travail respectifs restent valables. Les réglementations pertinentes de l'entreprise doivent être respectées.
Le présent code de conduite doit être développé sur la base de l'expérience et, si nécessaire, amélioré. Il doit donc être réexaminé en permanence et révisé en temps voulu.
