Gestione trasparente e responsabile
Il presente Codice di condotta è una linea guida vincolante per tutti i dipendenti dell'azienda e di tutte le filiali. Laddove le leggi nazionali impongano norme più severe alle filiali estere, queste hanno la precedenza.
Il Codice di condotta si basa sui nostri valori etici e sui principi aziendali su di essi basati, caratterizzati da integrità e lealtà. Come imprenditori onesti, ci impegniamo a rispettare i più alti standard etici. Abbiamo una grande responsabilità nei confronti dei nostri clienti. I nostri clienti e i nostri partner commerciali possono fidarsi di noi. Questo include, in particolare, il rispetto della legge, la concorrenza leale e l'affidabilità dei nostri partner. Siamo convinti che questo sia l'unico modo per garantire la competitività e quindi l'occupazione e il successo economico a lungo termine.
Il Codice di condotta non può e non intende regolamentare tutto. Contiene principi e standard minimi che sono ugualmente vincolanti per tutti i dipendenti e devono essere rispettati. Inoltre, vogliamo incoraggiare tutti coloro che lavorano con noi ad adottare questi principi.
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Il Codice di condotta serve ad attuare i nostri principi di comportamento:
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L'integrità e la legalità determinano le nostre azioni
Le nostre azioni sono caratterizzate dal mantenimento e dall'espansione della nostra posizione di vertice come uno dei laboratori fotografici più importanti al mondo e leader tecnologico nel settore del fotofinish industriale
Le nostre relazioni commerciali sono basate sui fatti e prive di metodi sleali
Evitiamo i conflitti tra gli interessi di WhiteWall e gli interessi privati
Trattiamo con riservatezza le informazioni commerciali o i segreti aziendali
Non tolleriamo alcun abuso della nostra posizione a fini personali, a vantaggio di terzi o a danno di WhiteWall
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1. Principi nei rapporti con i dipendenti, i clienti e i partner commerciali
WhiteWall si aspetta che tutti i dipendenti, i clienti e i partner commerciali siano trattati in modo equo e che i loro diritti e la loro privacy siano rispettati. Non è consentito un trattamento diverso in base a sesso, etnia, disabilità, origine, religione, età o identità sessuale.
L'azienda non tollera le molestie sessuali. Non tolleriamo inoltre il cosiddetto mobbing. Ne sono indizi, in particolare, la diffamazione di un dipendente o della sua famiglia, la diffusione di voci, le minacce, le umiliazioni, gli insulti, le molestie, il trattamento disonorevole o indegno da parte di superiori o colleghi, nonché l'omissione deliberata di informazioni necessarie al lavoro. Le persone interessate hanno il diritto di essere ascoltate e prese sul serio dai loro interlocutori, come i superiori o il dipartimento delle risorse umane.
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2. Evitare i conflitti di interesse
2.1 Principi
Gli interessi privati e aziendali devono essere rigorosamente separati. Le connessioni o i contatti commerciali non possono essere utilizzati per un vantaggio personale o di terzi, né portare a uno svantaggio per l'azienda. In caso di possibilità o pericolo di conflitti di interesse, i dipendenti devono consultare il proprio superiore in caso di dubbio. Devono chiedere consiglio e assistenza al supervisore, all'ufficio risorse umane o al responsabile della compliance. Ogni dipendente può rivolgersi al difensore civico anche a questo proposito.
Al fine di evitare conflitti di interesse tra l'azienda e la sfera privata, i dipendenti dell'azienda devono generalmente astenersi dal coinvolgere partner commerciali di WhiteWall per scopi privati. Se successivamente emerge che un partner commerciale di WhiteWall è stato incaricato per scopi privati, questo deve essere immediatamente segnalato al Compliance Officer.
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2.2 Conflitti di interesse dovuti ad attività secondarie
I dipendenti di WhiteWall sono tenuti a far approvare l'esercizio di qualsiasi attività secondaria dal Dipartimento Risorse Umane/Consiglio di Gestione. WhiteWall rifiuterà o revocherà l'approvazione per l'esercizio di un'attività secondaria se vi sono indicazioni che l'adempimento dei compiti contrattuali è compromesso dall'attività secondaria e/o se vengono violati gli obblighi legali o di diritto del lavoro.
Al fine di escludere i conflitti di interesse, in genere non è consentito un impiego secondario per un concorrente o un altro partner commerciale.
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2.3 Conflitti di interesse dovuti a partecipazioni azionarie
Le partecipazioni significative in altre società dell'ambiente commerciale diretto (compresi in particolare concorrenti, clienti e fornitori) sono consentite solo con l'esplicita approvazione scritta del Consiglio di amministrazione di WhiteWall.
Le partecipazioni finanziarie significative dei familiari stretti in un concorrente, un cliente o un fornitore devono essere segnalate.
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3. Gestione delle prestazioni ricevute
I produttori e i fornitori devono essere selezionati esclusivamente sulla base di una concorrenza leale e tenendo conto dei criteri di prezzo, qualità e idoneità delle loro prestazioni. Ciò vale anche per altri partner commerciali e fornitori di servizi. Ai dipendenti di WhiteWall è vietato chiedere vantaggi a terzi con cui WhiteWall cerca o intrattiene rapporti d'affari, lasciarsi promettere vantaggi o accettarli.
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3.1 Regali o altri benefici
Altri benefici sono, ad esempio, incentivi finanziari, fornitura gratuita o a prezzo ridotto di oggetti da utilizzare, sconti, inviti a viaggi di vacanza o biglietti gratuiti per eventi speciali. I dipendenti di WhiteWall non sono generalmente autorizzati a fare regali. Se ciò non è possibile per ragioni di cortesia, questi doni devono essere consegnati senza indugio al superiore, all'ufficio del personale o al Compliance Officer. Devono essere utilizzati per donazioni in natura a organizzazioni benefiche o aste tra i dipendenti o per altri scopi aziendali. L'offerta di altre donazioni deve essere comunicata al supervisore responsabile e documentata. Deroghe a questa regola possono essere approvate dalla direzione in casi eccezionali.
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L'accettazione di contanti è vietata senza eccezioni.
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I viaggi privati legati ai viaggi di lavoro o alle trasferte non possono essere effettuati a spese dei partner commerciali o di terzi. Tali spese di viaggio devono essere regolate in conformità con le norme applicabili in materia di spese di viaggio, senza eccezioni.
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3.2 Pasti e inviti di lavoro
I pasti di lavoro che, in base all'occasione, al tipo, alla frequenza e all'entità, costituiscono un'ospitalità aziendale abituale, ossia che servono a scopi aziendali legittimi, sono consentiti se l'invito è fatto volontariamente e nell'ambito di un quadro ragionevole di cooperazione ordinaria. Tuttavia, è necessario evitare qualsiasi impressione di influenza impropria sulle decisioni aziendali. La necessaria sensibilità in questo senso è richiesta a tutti i dipendenti.
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Gli inviti da parte di partner commerciali o fornitori di servizi ad altri eventi (ad esempio, eventi sportivi o culturali, fiere interne, eventi informativi sui prodotti, seminari, corsi di formazione, ecc.) sono consentiti solo se sono appropriati in termini di natura e portata e se sono abituali nel mondo degli affari se considerati obiettivamente. Tuttavia, richiedono l'approvazione del superiore in ogni singolo caso e in anticipo. In linea di principio, le spese di viaggio e di alloggio sostenute a questo proposito saranno a carico di WhiteWall.
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I membri della direzione possono accettare ed emettere inviti a eventi, compresa l'ospitalità appropriata, se l'evento è organizzato per motivi di lavoro e serve gli interessi di WhiteWall.
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4. vantaggi per i partner commerciali
Non possono essere concessi benefici finanziari o di altro tipo a partner commerciali che potrebbero compromettere il giudizio commerciale del destinatario o portare a un conflitto di interessi.
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4.1 Regali o altri benefici a terzi
Non possono essere offerti, promessi o concessi altri vantaggi (in particolare finanziari) ai partner commerciali. I doni possono essere fatti nel contesto abituale di una relazione commerciale e di portata materiale adeguata. Non devono essere percepiti dal destinatario come un vantaggio che potrebbe influenzare le sue decisioni commerciali nel senso di favorire il donatore. I regali non possono superare il valore di € 50,00 a persona in un anno solare. Le deviazioni da questa regola devono essere preventivamente approvate dalla direzione e comunicate al Compliance Officer.
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4.2 Ospitalità
Sono consentiti i pasti aziendali che, per occasione, tipo, frequenza e misura, costituiscono intrattenimento aziendale, ossia che servono a scopi aziendali legittimi. I dettagli sono riportati nel regolamento delle spese.
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4.3 Comportamento nei confronti di autorità e funzionari pubblici
I titolari di cariche politiche e i rappresentanti di autorità o istituzioni pubbliche (pubblici ufficiali) sono tenuti ad agire nell'interesse pubblico. Pertanto, sono consentiti solo regali appropriati e legati all'occasione, che rispettino le regole sociali di cortesia riconosciute e non pregiudichino il rispetto per la carica o l'incarico politico (ad esempio, un mazzo di fiori o una bottiglia di vino per il compleanno, per l'anniversario di servizio, in occasione della cessazione del mandato).
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5. donazioni/sponsorizzazioni
WhiteWall partecipa alla vita sociale e comunitaria facendo donazioni per scopi caritatevoli, sociali, culturali, sportivi e scientifici nella misura consueta per le imprese. Non effettua donazioni dirette o indirette a partiti politici o a fondazioni affiliate a partiti.
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6. Lotta alla criminalità economica e alla corruzione
WhiteWall si oppone a tutte le forme di corruzione e ai relativi reati penali. La corruzione è rigorosamente respinta e non tollerata dalla nostra azienda.
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La corruzione è intesa colloquialmente come l'abuso del potere affidato per interessi personali. Nel diritto penale, si tratta dei reati di corruzione, corruttibilità, accettazione del vantaggio e concessione del vantaggio (§§ 331 - 335 del Codice penale). Anche la corruzione e la concussione nei rapporti commerciali sono reati punibili con una multa o con la reclusione fino a tre anni, nei casi più gravi fino a cinque anni (sezioni 299 e 300 del Codice penale).
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WhiteWall combatte la corruzione in modo preventivo attraverso misure organizzative e regolamenti del personale adeguati. Inoltre, l'azienda fa tutto ciò che è in suo potere per scoprire la corruzione e gli atti criminali correlati e per perseguirli senza riguardo per la persona.
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I dipendenti che sono esposti a un tentativo di corruzione devono segnalarlo immediatamente al proprio supervisore e/o al Compliance Officer.
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I dipendenti che sospettano corruzione o altri atti criminali o gravi irregolarità devono segnalare tali sospetti. Oltre ai loro diretti superiori, le persone di riferimento sono il responsabile della compliance e il mediatore anticorruzione nominato dall'azienda. Il difensore civico riceve suggerimenti su possibili problemi di corruzione, che tratta in modo strettamente confidenziale in virtù del dovere di riservatezza del suo avvocato. Egli trasmetterà i fatti al Compliance Officer solo se l'informatore è espressamente d'accordo. L'identità dell'informatore non sarà rivelata se questi non lo desidera.
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7. apparizione in pubblico
Il coinvolgimento in un'istituzione pubblica o caritatevole, in associazioni o in funzioni pubbliche a livello comunale o sovraregionale, nonché l'esercizio di cariche onorifiche sono generalmente graditi all'azienda, nella misura in cui il coinvolgimento o la carica onorifica non pregiudichino l'adempimento dei doveri contrattuali e siano compatibili con la posizione in azienda. L'accettazione di tali impegni deve essere coordinata con il superiore o con il dipartimento delle risorse umane.
Le dichiarazioni dei dirigenti al pubblico in interviste, conferenze o pubblicazioni devono essere coerenti con gli interessi e gli obiettivi dell'azienda in termini di tempistica, impostazione e contenuto. Pertanto, devono sempre essere coordinati con la direzione e, nel caso di contatti con i media, anche con il responsabile della comunicazione aziendale.
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8. Protezione dei beni e dei dati aziendali, obblighi di riservatezza
Ogni dipendente di WhiteWall è tenuto a gestire i beni aziendali in modo responsabile e a proteggerli da perdite, danni o usi impropri. Oltre agli oggetti messi a disposizione per l'uso, come PC, macchine, ecc., sono compresi in particolare anche beni immateriali come dati rilevanti, segreti commerciali, brevetti e marchi.
Le strutture o gli oggetti dell'azienda non possono essere utilizzati per scopi privati o rimossi dall'area aziendale senza l'esplicito consenso del supervisore. I dettagli relativi a computer portatili, telefoni, ecc. sono regolati da un'istruzione di lavoro separata sull'uso delle tecnologie informatiche.
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I dipendenti devono mantenere l'assoluta segretezza su tutti i segreti aziendali e commerciali sia durante la durata del rapporto di lavoro che dopo la sua cessazione.
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9. Regole per gli addetti ai lavori
Finché le persone dispongono di informazioni interne su WhiteWall, non sono autorizzate a negoziare i titoli quotati della società. Le informazioni privilegiate sono tutte le informazioni che non sono note al pubblico e che sono idonee a influenzare la decisione di un investitore di acquistare, vendere o detenere un titolo (§§ 13, 14 WpHG).
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WhiteWall mantiene un elenco di insider in cui sono elencate tutte le persone con potenziale conoscenza di insider.
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Le informazioni interne non possono essere trasmesse a persone esterne a WhiteWall senza autorizzazione (ad esempio a giornalisti, analisti finanziari, clienti, consulenti, familiari o amici). Bisogna sempre assicurarsi che le conoscenze rilevanti per gli insider siano tenute sotto chiave o protette in modo tale che le persone non autorizzate non possano accedervi. Il personale deve essere in grado di gestire le informazioni e i dati personali in maniera adeguata.
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10. Agire in conformità al Codice di condotta
10.1 Rispetto del Codice di condotta e conseguenze delle violazioni
Ogni singolo dipendente è responsabile del rispetto delle disposizioni del presente Codice di condotta nel suo lavoro quotidiano.
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I dirigenti hanno l'obbligo particolare di dare il buon esempio nel rispettare i principi e di essere un modello per agire con integrità e lealtà attraverso la propria condotta. In particolare, devono garantire che il Codice di Condotta venga attuato e reso operativo nella vita aziendale di tutti i giorni.
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Chiunque violi il presente Codice di condotta deve aspettarsi le sanzioni previste dal diritto del lavoro, fino al licenziamento/licenziamento, a prescindere dalla persona. Se l'azienda è danneggiata da violazioni, farà valere le proprie richieste di risarcimento danni/ricorso nei confronti della/e persona/e responsabile/i nell'ambito delle possibilità legali. Se si sospettano reati penali, si procederà sempre alla denuncia penale.
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10.2 Contatti per domande sul Codice di condotta
In caso di domande sul Codice di Condotta o di incertezze sul comportamento corretto, si deve chiedere il confronto con il diretto superiore o con il superiore gerarchico. Se ciò non è possibile o non è desiderato, sono a disposizione i dipendenti dell'ufficio risorse umane, il responsabile della conformità e i membri del comitato aziendale. Inoltre, ogni dipendente può rivolgersi al nostro ombudsman senza dover sostenere alcun costo.
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Disposizioni finali
Se il contratto di lavoro o le direttive speciali contengono disposizioni più ampie per determinate persone, queste rimangono valide. Continuano ad applicarsi le disposizioni dei rispettivi contratti di lavoro. Devono essere rispettate le norme aziendali in materia.
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Il presente Codice di condotta sarà ulteriormente sviluppato e, se necessario, migliorato sulla base dell'esperienza. Pertanto, sarà riesaminato su base continuativa e rivisto a tempo debito.
