Gestión transparente y responsable
Este Código de Conducta es una directriz vinculante para todos los empleados de la empresa y de todas las filiales. Cuando las leyes nacionales imponen normas más estrictas a las filiales extranjeras, éstas tienen prioridad.
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El Código de Conducta se basa en nuestros valores éticos y los principios empresariales basados en ellos, que se caracterizan por la integridad y la lealtad. Como empresarios honestos, estamos comprometidos con los más altos estándares éticos. Tenemos una gran responsabilidad con nuestros clientes. Tanto nuestros clientes como nuestros socios comerciales pueden confiar en nosotros. Esto incluye, en particular, que siempre cumplamos la ley, compitamos lealmente y seamos socios fiables. Estamos convencidos de que es la única manera de garantizar la competitividad y, por tanto, el empleo y el éxito económico a largo plazo.
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El Código de Conducta no puede ni pretende regularlo todo. Contiene principios y normas mínimas que son igualmente vinculantes para todos los empleados y que deben vivirse. Además, queremos animar a todos los que trabajan con nosotros a adoptar también estos principios.
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El Código de Conducta sirve para aplicar nuestros principios de comportamiento:
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La integridad y la conducta legal determinan nuestras acciones
Nuestras acciones se caracterizan por asegurar y ampliar nuestra posición de liderazgo como uno de los principales laboratorios fotográficos del mundo y líderes tecnológicos en fotoacabado industrial.
Nuestras relaciones comerciales se basan en hechos y están libres de métodos desleales.
Evitamos los conflictos entre los intereses de WhiteWall y los intereses privados
Tratamos la información comercial o los secretos de la empresa de forma confidencial
No toleramos ningún abuso de nuestra propia posición para beneficio personal, en beneficio de terceros o en detrimento de WhiteWall
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1. principios en el trato con los empleados, clientes y socios comerciales
WhiteWall espera que todos los empleados, clientes y socios comerciales reciban un trato justo y que se respeten sus derechos y su privacidad. No debe darse un trato diferente por motivos de género, etnia, discapacidad, origen, religión, edad o identidad sexual.
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La empresa no tolera el acoso sexual. Tampoco toleramos el llamado mobbing. Son indicios de ello, en particular, la difamación de un empleado o de su familia, la difusión de rumores, las amenazas, las humillaciones, los insultos, el acoso, el trato deshonroso o indigno por parte de los superiores o de los compañeros, así como la ocultación deliberada de información necesaria para el trabajo. Las personas afectadas tienen derecho a ser escuchadas y tomadas en serio por las personas de contacto, como los superiores o el departamento de recursos humanos.
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2. Evitar los conflictos de intereses
2.1 Principios
Los intereses privados y empresariales deben estar estrictamente separados. Las conexiones o los contactos comerciales no pueden utilizarse en beneficio personal o de terceros ni suponer una desventaja para la empresa. En caso de posibilidad o peligro de conflictos de intereses, los empleados deben consultar a su supervisor en caso de duda. Deben pedir consejo y ayuda al supervisor, al departamento de recursos humanos o al responsable de cumplimiento. Todos los empleados pueden dirigirse también al Defensor del Pueblo a este respecto.
Para descartar los conflictos de intereses entre la empresa y la esfera privada, los empleados de la empresa deben abstenerse, en general, de contratar a socios comerciales de WhiteWall para fines privados. Si posteriormente se descubre que un socio comercial de WhiteWall ha recibido un encargo con fines privados, deberá informarse de ello al Responsable de Cumplimiento sin demora.
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2.2 Conflictos de intereses por actividades secundarias
Los empleados de WhiteWall están obligados a que el ejercicio de cualquier actividad secundaria sea aprobado por el Departamento de Recursos Humanos/Consejo de Administración. WhiteWall denegará o revocará la autorización para el ejercicio del empleo secundario si hay indicios de que el cumplimiento de las tareas contractuales se ve perjudicado por el empleo secundario y/o se violan las obligaciones legales o laborales.
Para excluir los conflictos de intereses, generalmente no se permite el empleo secundario para un competidor u otro socio comercial.
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2.3 Conflictos de intereses por participaciones
Las participaciones significativas en otras empresas del entorno comercial directo (incluidos, en particular, los competidores, los clientes y los proveedores) sólo se permiten con la aprobación expresa por escrito de la dirección de WhiteWall.
Hay que informar de las participaciones financieras significativas de familiares cercanos en un competidor, cliente o proveedor.
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3. Gestión de las prestaciones recibidas
Los fabricantes y proveedores se seleccionarán únicamente sobre la base de una competencia leal y teniendo en cuenta los criterios de precio, calidad y adecuación de sus prestaciones. Esto se aplica también a otros socios comerciales y proveedores de servicios. Los empleados de WhiteWall tienen prohibido exigir beneficios a terceros con los que WhiteWall busca o mantiene una relación comercial, o permitir o aceptar promesas de beneficios.
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3.1 Regalos u otros beneficios
Otras ventajas son, por ejemplo, los incentivos económicos, la entrega gratuita o a precio reducido de objetos de uso, los descuentos, las invitaciones a viajes de vacaciones o las entradas gratuitas a eventos especiales. En general, los empleados de WhiteWall no pueden hacer regalos. Si esto no es posible por razones de cortesía, estos regalos deben ser entregados sin demora al superior, al departamento de personal o al Compliance Officer. Deben utilizarse para donaciones en especie a organizaciones benéficas o subastas entre los empleados o para otros fines de la empresa. La oferta de otras donaciones debe ser comunicada al supervisor responsable y documentada. La dirección podrá aprobar desviaciones de esta norma en casos excepcionales.
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La aceptación de dinero en efectivo está prohibida sin excepción.
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Los viajes privados relacionados con los viajes de negocios o de trabajo no pueden realizarse a expensas de socios comerciales o de terceros. Dichos gastos de viaje se liquidarán de acuerdo con la normativa aplicable en materia de gastos de viaje, sin excepción.
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3.2 Comidas de negocios e invitaciones
Las comidas de negocios que, en cuanto a la ocasión, el tipo, la frecuencia y el alcance, constituyen una hospitalidad de negocios, es decir, que sirven para fines comerciales legítimos, están permitidas si la invitación se hace voluntariamente y dentro de un marco razonable de cooperación normal. Sin embargo, debe evitarse cualquier impresión de influencia indebida en las decisiones empresariales. Se espera que todos los empleados tengan la sensibilidad necesaria a este respecto.
Las invitaciones de socios comerciales o proveedores de servicios a otros eventos (por ejemplo, eventos deportivos o culturales, ferias comerciales internas, eventos de información de productos, seminarios, cursos de formación, etc.) sólo están permitidas si son apropiadas en cuanto a su tipo y alcance y son habituales en los negocios cuando se consideran objetivamente. Sin embargo, requieren la aprobación del superior en cada caso individual y por adelantado. Por principio, los gastos de viaje y alojamiento incurridos a este respecto correrán a cargo de WhiteWall.
Los miembros de la dirección pueden aceptar y cursar invitaciones a eventos, incluida la hospitalidad apropiada, si el evento se organiza por motivos de negocios y sirve a los intereses de WhiteWall.
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4. regalos a los socios comerciales
No se pueden conceder beneficios financieros o de otro tipo a los socios comerciales que puedan perjudicar el juicio comercial del beneficiario o provocar un conflicto de intereses.
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4.1 Regalos u otros beneficios a terceros
No se pueden ofrecer, prometer o conceder otros beneficios (en particular financieros) a los socios comerciales. Los regalos pueden hacerse en el contexto habitual de una relación comercial y con un alcance material adecuado. No deben ser percibidos por el receptor como una ventaja que pueda influir en sus decisiones empresariales en el sentido de favorecer al dador. Los regalos no pueden superar un valor de 50,00 euros por persona en un año natural. Las desviaciones de esta norma deben ser aprobadas previamente por la dirección y comunicadas al Responsable de Cumplimiento.
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4.2 Hospitalidad
Las comidas de negocios que, en términos de ocasión, tipo, frecuencia y extensión, constituyen un entretenimiento de negocios, es decir, que sirven para fines comerciales legítimos, están permitidas. Los detalles se recogen en el reglamento de gastos.
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4.3 Comportamiento ante las autoridades y los funcionarios públicos
Los titulares de cargos políticos y los representantes de autoridades o instituciones públicas (funcionarios públicos) están obligados a actuar en interés público. Por lo tanto, sólo están permitidos los regalos apropiados y relacionados con la ocasión que cumplan con las normas sociales de cortesía reconocidas y que no afecten al respeto por el cargo o la tarea política (por ejemplo, un ramo de flores o una botella de vino en un cumpleaños, en un aniversario de servicio, en el momento de dejar el cargo).
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5. Donaciones/patrocinio
WhiteWall participa en la vida social y comunitaria realizando donaciones con fines benéficos, sociales, culturales, deportivos y científicos en la medida habitual en las empresas. No realiza ninguna donación directa o indirecta a partidos políticos o fundaciones afiliadas a partidos.
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6. Lucha contra la delincuencia económica y la corrupción
WhiteWall se opone a todas las formas de corrupción y a los delitos relacionados con ella. La corrupción es estrictamente rechazada y no tolerada por nuestra empresa.
La corrupción se entiende coloquialmente como el abuso del poder confiado para el interés personal. En el derecho penal, se trata de los delitos de soborno, corrupción, aceptación de ventajas y concesión de ventajas (§§ 331 - 335 del Código Penal). El soborno y la corrupción en los negocios también son delitos punibles con una multa o una pena de prisión de hasta tres años, en casos graves hasta cinco años (artículos 299, 300 del Código Penal).
WhiteWall combate la corrupción de forma preventiva mediante medidas organizativas y reglamentos de personal adecuados. Además, la empresa hace todo lo que está en su mano para descubrir la corrupción y los actos delictivos relacionados con ella y perseguirlos sin distinción de personas.
Los empleados que estén expuestos a un intento de soborno deben informar inmediatamente a su supervisor y/o al Compliance Officer.
Los empleados que sospechen de corrupción u otros actos delictivos o irregularidades graves deben comunicar estas sospechas.
Además de sus superiores inmediatos, las personas de contacto para ello son el responsable de cumplimiento y el defensor de la lucha contra la corrupción designado por la empresa. El Defensor del Pueblo recibe pistas sobre posibles asuntos de corrupción, que trata de forma estrictamente confidencial debido al deber de confidencialidad de su abogado. Sólo transmitirá los hechos al Compliance Officer si el denunciante lo acepta expresamente. No se revelará la identidad del denunciante si éste no lo desea.
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7. aparición en público
La participación en una institución pública o benéfica, en asociaciones o en funciones públicas a nivel comunal o suprarregional, así como el ejercicio de cargos honoríficos, son generalmente bienvenidos por la empresa, en la medida en que la participación o el cargo honorífico no comprometan el cumplimiento de las obligaciones contractuales y sean compatibles con el cargo en la empresa. La aceptación de estos compromisos debe coordinarse con el superior o el departamento de recursos humanos.
Las declaraciones de los directivos a la opinión pública en entrevistas, conferencias o publicaciones deben ser coherentes con los intereses y objetivos de la empresa en cuanto a su momento, entorno y contenido. Por lo tanto, deben coordinarse siempre con la dirección y, en el caso de los contactos con los medios de comunicación, adicionalmente con la persona responsable de la comunicación corporativa.
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8. Protección de los bienes y datos de la empresa, obligaciones de confidencialidad
Todos los empleados de WhiteWall están obligados a manejar los bienes de la empresa de forma responsable y a protegerlos contra pérdidas, daños o usos indebidos. Además de los elementos proporcionados para su uso, como ordenadores, máquinas, etc., también se incluyen, en particular, los activos intangibles, como los datos pertinentes, los secretos comerciales, las patentes y las marcas.
Las instalaciones u objetos de la empresa no pueden ser utilizados para fines privados ni sacados del espacio de la empresa sin el consentimiento expreso del supervisor. Los detalles de los ordenadores portátiles, teléfonos, etc. se regulan en una instrucción de trabajo independiente sobre el uso de las tecnologías de la información.
Los empleados deben mantener la más absoluta confidencialidad sobre todos los secretos de la empresa y del negocio, tanto durante la duración de su empleo como después de su finalización.
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9. Reglas de la información privilegiada
Mientras las personas tengan información privilegiada relacionada con WhiteWall, no se les permite negociar con los valores cotizados de la empresa. La información privilegiada es toda aquella que no es conocida públicamente y que es adecuada para influir en la decisión de un inversor de comprar, vender o mantener un valor (§§ 13, 14 WpHG).
WhiteWall mantiene un directorio de información privilegiada en el que figuran todas las personas con potencial conocimiento de información privilegiada.
La información privilegiada no puede ser transmitida a personas ajenas a WhiteWall sin autorización (por ejemplo, a periodistas, analistas financieros, clientes, consultores, familiares o amigos). Debe garantizarse siempre que los conocimientos relevantes para la información privilegiada se guarden bajo llave o se aseguren de forma que las personas no autorizadas no puedan acceder a ellos.
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10 Actuar de acuerdo con el Código de Conducta
10.1 Cumplimiento del Código de Conducta y consecuencias de las infracciones
Cada empleado es responsable de cumplir con las disposiciones de este Código de Conducta en su trabajo diario.
Los directivos tienen una obligación especial de dar buen ejemplo en el cumplimiento de los principios y de ser un modelo de actuación con integridad y lealtad a través de su propia conducta. En particular, deben asegurarse de que este Código de Conducta se aplique y se haga realidad en la vida cotidiana de la empresa.
Todo aquel que infrinja el presente Código de Conducta debe esperar que se le apliquen las sanciones previstas en la legislación laboral, que pueden llegar hasta el despido, independientemente de la persona. Si la empresa se ve perjudicada por las infracciones, hará valer las reclamaciones por daños y perjuicios/recurso contra la(s) persona(s) responsable(s) dentro del ámbito de las posibilidades legales. Si se sospecha que hay delitos, siempre se presentarán cargos penales.
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10.2 Contacto para cuestiones relacionadas con el Código de Conducta
En caso de dudas sobre el Código de Conducta o de incertidumbre sobre el comportamiento correcto, se debe buscar la discusión con el superior directo o el inmediato superior. Si esto no es posible o no se desea, los empleados del departamento de recursos humanos, el responsable de cumplimiento y los miembros del comité de empresa están a su disposición. Además, cualquier empleado puede dirigirse a nuestro defensor del pueblo sin incurrir en ningún gasto.
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Disposiciones finales
En la medida en que el contrato de trabajo o las directrices especiales contengan disposiciones de mayor alcance para determinadas personas, éstas seguirán siendo válidas. Se seguirán aplicando las disposiciones de los respectivos contratos de trabajo. Deben cumplirse los reglamentos pertinentes de la empresa.
El presente Código de Conducta se desarrollará y, si es necesario, se mejorará en función de la experiencia. Por lo tanto, se revisará de forma continua y se modificará a su debido tiempo.
