Transparant en verantwoordelijk beheer
Deze gedragscode is een bindende richtlijn voor alle werknemers van de onderneming en alle dochterondernemingen. Wanneer de nationale wetgeving strengere voorschriften oplegt aan buitenlandse dochterondernemingen, hebben deze voorrang.
De gedragscode is gebaseerd op onze ethische waarden en de daarop gebaseerde bedrijfsprincipes, die worden gekenmerkt door integriteit en loyaliteit. Als eerlijke ondernemers hanteren wij de hoogste ethische normen. We hebben een grote verantwoordelijkheid tegenover onze klanten. Zowel onze klanten als onze zakenpartners kunnen op ons vertrouwen. Dit houdt met name in dat wij altijd de wet naleven, eerlijk concurreren en betrouwbare partners zijn. Wij zijn ervan overtuigd dat dit de enige manier is om het concurrentievermogen en dus de werkgelegenheid en het economisch succes op lange termijn te waarborgen.
De gedragscode kan en wil niet alles regelen. Het bevat beginselen en minimumnormen die voor alle werknemers even bindend zijn en moeten worden nageleefd. Bovendien willen wij iedereen die met ons samenwerkt aanmoedigen om deze beginselen ook over te nemen.
%%%
De gedragscode dient om onze gedragsprincipes toe te passen:
%%%
Integriteit en wettig gedrag bepalen ons handelen
Onze acties worden gekenmerkt door het veiligstellen en uitbreiden van onze toppositie als een van 's werelds toonaangevende fotolaboratoria en technologische leiders op het gebied van industriële fotofinishing
Onze zakenrelaties zijn gebaseerd op feiten en vrij van oneerlijke methoden
Wij vermijden conflicten tussen de belangen van WhiteWall en particuliere belangen
Wij behandelen bedrijfsinformatie of bedrijfsgeheimen vertrouwelijk
Wij tolereren geen misbruik van onze eigen positie voor persoonlijk gewin, ten gunste van derden of ten nadele van WhiteWall.
%%%
1. Beginselen in de omgang met werknemers, klanten en zakenpartners
WhiteWall verwacht dat alle medewerkers, klanten en zakenpartners eerlijk worden behandeld en dat hun rechten en privacy worden gerespecteerd. Ongelijke behandeling op grond van geslacht, etniciteit, handicap, afkomst, godsdienst, leeftijd of seksuele identiteit is niet toegestaan.
Het bedrijf tolereert geen seksuele intimidatie. Wij tolereren ook geen zogenaamd pesten. Aanwijzingen hiervoor zijn met name het belasteren van een werknemer of zijn gezin, het verspreiden van geruchten, bedreigingen, vernederingen, beledigingen, pesterijen, oneervolle of onwaardige behandeling door meerderen of collega's, alsmede het opzettelijk achterhouden van voor het werk noodzakelijke informatie. Betrokkenen hebben het recht gehoord en serieus genomen te worden door contactpersonen zoals superieuren of de afdeling personeelszaken.
%%%
2. Het vermijden van belangenconflicten
2.1 Beginselen
Particuliere en zakelijke belangen moeten strikt gescheiden worden. Zakelijke connecties of contacten mogen niet worden gebruikt voor persoonlijk voordeel of voordeel voor derden en mogen niet leiden tot nadeel voor het bedrijf. Bij de mogelijkheid of het gevaar van belangenconflicten moeten de werknemers in geval van twijfel hun chef raadplegen. Zij moeten advies en hulp vragen aan de leidinggevende, de personeelsdienst of de compliance officer. Elke werknemer kan zich hiervoor ook tot de ombudsman wenden.
Om belangenconflicten tussen het bedrijf en de privé-sfeer te voorkomen, dienen werknemers van het bedrijf zich in het algemeen te onthouden van het inschakelen van zakenpartners van WhiteWall voor privé-doeleinden. Als achteraf blijkt dat een zakenpartner van WhiteWall opdracht heeft gekregen voor privédoeleinden, moet dit onmiddellijk worden gemeld aan de Compliance Officer.
%%%
2.2 Belangenconflicten als gevolg van nevenactiviteiten
Werknemers van WhiteWall zijn verplicht de uitoefening van enige nevenactiviteit te laten goedkeuren door de personeelsdienst/directie. WhiteWall zal de goedkeuring voor de uitoefening van een bijbaan weigeren of intrekken indien er aanwijzingen zijn dat de uitvoering van de contractuele taken door de bijbaan wordt belemmerd en/of wettelijke of arbeidsrechtelijke verplichtingen worden geschonden.
Om belangenconflicten uit te sluiten is een nevenfunctie bij een concurrent of een andere zakenpartner in het algemeen niet toegestaan.
%%%
2.3 Belangenconflicten als gevolg van deelnemingen
Belangrijke deelnemingen in andere ondernemingen uit de directe bedrijfsomgeving (waaronder met name concurrenten, klanten en leveranciers) zijn slechts toegestaan met de uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van de raad van bestuur van WhiteWall.
Belangrijke financiële deelnemingen van naaste familieleden in een concurrent, klant of leverancier moeten worden gemeld.
%%%
3. Omgaan met ontvangen uitkeringen
Fabrikanten en leveranciers worden uitsluitend geselecteerd op basis van eerlijke concurrentie en met inachtneming van de criteria prijs, kwaliteit en geschiktheid van hun prestaties. Dit geldt ook voor andere zakelijke partners en dienstverleners. Het is de werknemers van WhiteWall verboden voordelen te verlangen van derden met wie WhiteWall een zakelijke relatie nastreeft of onderhoudt, zich voordelen in het vooruitzicht te stellen of dergelijke voordelen te aanvaarden.
%%%
3.1. Geschenken of andere voordelen
Andere voordelen zijn bijvoorbeeld financiële prikkels, het gratis of tegen gereduceerde prijs ter beschikking stellen van gebruiksvoorwerpen, kortingen, uitnodigingen voor vakantiereizen of vrijkaartjes voor speciale evenementen. Werknemers van WhiteWall mogen in het algemeen geen geschenken geven. Indien dit uit beleefdheidsoverwegingen niet mogelijk is, moeten deze geschenken onverwijld aan de meerdere, de personeelsdienst of de Compliance Officer worden overhandigd. Ze moeten worden gebruikt voor schenkingen in natura aan liefdadigheidsorganisaties of veilingen onder werknemers of voor andere bedrijfsdoeleinden. Het aanbod van andere donaties moet aan de verantwoordelijke leidinggevende worden gemeld en gedocumenteerd. In uitzonderlijke gevallen kan de directie afwijkingen van deze regel toestaan.
Het aannemen van contant geld is zonder uitzondering verboden.
Privéreizen in verband met dienstreizen of zakelijke reizen mogen niet op kosten van zakenpartners of derden worden gemaakt. Deze reiskosten worden zonder uitzondering verrekend overeenkomstig de toepasselijke reiskostenregeling.
%%%
3.2 Zakelijke maaltijden en uitnodigingen
Zakelijke maaltijden die, naar gelegenheid, aard, frequentie en omvang, een gebruikelijke zakelijke gastvrijheid vormen, dat wil zeggen die legitieme zakelijke doeleinden dienen, zijn toegestaan indien de uitnodiging vrijwillig en in een redelijk kader van gewone samenwerking geschiedt. Elke indruk van ongepaste beïnvloeding van zakelijke beslissingen moet echter worden vermeden. Van alle werknemers wordt in dit verband de nodige gevoeligheid verwacht.
Uitnodigingen van zakenpartners of dienstverleners voor andere evenementen (bv. sport- of culturele evenementen, interne beurzen, productinformatie-evenementen, seminars, cursussen, enz.) zijn alleen toegestaan wanneer zij qua aard en omvang passend zijn en objectief gezien in het bedrijfsleven gebruikelijk zijn. Zij vereisen echter in elk afzonderlijk geval en vooraf de goedkeuring van de meerdere. De in dit verband gemaakte reis- en verblijfkosten komen in beginsel voor rekening van WhiteWall.
Leden van de directie mogen uitnodigingen voor evenementen aanvaarden en verstrekken, met inbegrip van gepaste gastvrijheid, indien het evenement om zakelijke redenen wordt georganiseerd en de belangen van WhiteWall dient.
%%%
4. Geschenken aan zakenpartners
Aan zakenpartners mogen geen financiële of andere voordelen worden toegekend die het zakelijk oordeel van de ontvanger zouden kunnen schaden of tot een belangenconflict zouden kunnen leiden.
%%%
4.1 Geschenken of andere voordelen aan derden
Andere (met name financiële) voordelen voor zakenpartners mogen niet worden aangeboden, beloofd of toegekend. Schenkingen mogen worden gedaan in de gebruikelijke context van een zakelijke relatie en van een passende materiële omvang. Zij mogen door de ontvanger niet worden opgevat als een voordeel dat zijn of haar zakelijke beslissingen zou kunnen beïnvloeden in de zin van begunstiging van de gever. Schenkingen mogen een waarde van € 50,00 per persoon per kalenderjaar niet overschrijden. Afwijkingen van deze regel moeten vooraf door de directie worden goedgekeurd en aan de Compliance Officer worden gemeld.
%%%
4.2 Gastvrijheid
Zakelijke maaltijden die, wat gelegenheid, aard, frequentie en omvang betreft, zakelijk vermaak vormen, d.w.z. die legitieme zakelijke doeleinden dienen, zijn toegestaan. De details staan in het onkostenreglement.
%%%
4.3 Gedrag ten aanzien van autoriteiten en overheidsfunctionarissen
Houders van politieke ambten en vertegenwoordigers van overheden of openbare instellingen (ambtenaren) zijn verplicht in het algemeen belang te handelen. Daarom zijn alleen passende en aan de gelegenheid gerelateerde geschenken toegestaan die voldoen aan erkende sociale beleefdheidsregels en die het respect voor het ambt of de politieke taak niet aantasten (bijvoorbeeld een bos bloemen of een fles wijn op een verjaardag, bij een dienstjubileum, bij het verlaten van het ambt).
%%%
5. Donaties/sponsoring
WhiteWall neemt deel aan het sociale en maatschappelijke leven door giften te doen voor liefdadige, sociale, culturele, sportieve en wetenschappelijke doeleinden in de mate die in het bedrijfsleven gebruikelijk is. Zij doet geen directe of indirecte giften aan politieke partijen of aan aan partijen gelieerde stichtingen.
%%%
6. Bestrijding van economische criminaliteit en corruptie
WhiteWall verzet zich tegen alle vormen van corruptie en daarmee verband houdende strafbare feiten. Corruptie wordt door ons bedrijf ten strengste afgewezen en niet getolereerd.
Corruptie wordt in de volksmond opgevat als misbruik van toevertrouwde macht voor persoonlijk eigenbelang. In het strafrecht zijn dit de delicten omkoping, omkoping, aanvaarding van voordeel en verlening van voordeel (§§ 331 - 335 van het strafwetboek). Omkoping en corruptie bij zakelijke transacties zijn ook strafbare feiten waarop een boete of een gevangenisstraf van maximaal drie jaar staat, in ernstige gevallen zelfs vijf jaar (artikelen 299 en 300 van het strafwetboek).
WhiteWall bestrijdt corruptie preventief door passende organisatorische maatregelen en personeelsreglementen. Bovendien stelt het bedrijf alles in het werk om corruptie en daarmee samenhangende criminele handelingen aan het licht te brengen en zonder aanzien des persoons te vervolgen.
Werknemers die worden blootgesteld aan een poging tot omkoping moeten dit onmiddellijk melden aan hun supervisor en/of de Compliance Officer.
Werknemers die corruptie of andere criminele handelingen of ernstige onregelmatigheden vermoeden, moeten deze vermoedens melden.
De contactpersonen hiervoor zijn, naast hun directe chefs, de compliance officer en de door de onderneming aangestelde ombudsman voor corruptiebestrijding. De ombudsman ontvangt tips over mogelijke corruptiezaken, die hij als strikt vertrouwelijk behandelt vanwege de geheimhoudingsplicht van zijn advocaat. Hij zal de feiten alleen aan de Compliance Officer doorgeven als de klokkenluider daar uitdrukkelijk mee instemt. De identiteit van de klokkenluider wordt niet bekendgemaakt indien de klokkenluider dit niet wenst.
%%%
7. Verschijnen in het openbaar
Betrokkenheid bij een openbare of liefdadigheidsinstelling, bij verenigingen of bij openbare functies op gemeentelijk of supraregionaal niveau, alsmede de uitoefening van erefuncties worden door de vennootschap in het algemeen positief beoordeeld, voor zover de betrokkenheid of het ereambt de vervulling van de contractuele verplichtingen niet in gevaar brengt en verenigbaar is met de functie in de vennootschap. De aanvaarding van dergelijke verbintenissen moet worden gecoördineerd met de chef of de personeelsdienst.
Bedrijfsrelevante verklaringen van leidinggevenden aan het publiek in interviews, lezingen of publicaties moeten qua timing, setting en inhoud in overeenstemming zijn met de belangen en doelstellingen van de onderneming. Zij moeten daarom altijd worden gecoördineerd met de directie en, in het geval van contacten met de media, ook met de persoon die verantwoordelijk is voor de bedrijfscommunicatie. De Commissie is van mening dat de contacten met de media moeten worden gecoördineerd.
%%%
8. Bescherming van bedrijfseigendommen en -gegevens, geheimhoudingsplicht
Iedere medewerker van WhiteWall is verplicht verantwoordelijk om te gaan met bedrijfseigendommen en deze te beschermen tegen verlies, beschadiging of misbruik. Naast de voor gebruik ter beschikking gestelde zaken, zoals pc's, machines, enz. gaat het met name ook om immateriële activa zoals relevante gegevens, bedrijfsgeheimen, octrooien en merken.
Voorzieningen of voorwerpen van het bedrijf mogen niet voor privédoeleinden worden gebruikt of uit de ruimte van het bedrijf worden verwijderd zonder uitdrukkelijke toestemming van de toezichthouder. Details voor laptops, telefoons, enz. worden geregeld in een afzonderlijke werkinstructie over IT-gebruik.
Werknemers moeten absolute geheimhouding bewaren over alle bedrijfs- en zakengeheimen, zowel tijdens hun dienstverband als na afloop daarvan.
%%%
9. Regels voor insiders
Zolang personen over voorkennis betreffende WhiteWall beschikken, mogen zij geen genoteerde effecten van de onderneming verhandelen. Voorkennis is alle informatie die niet algemeen bekend is en die geschikt is om de beslissing van een belegger om een effect te kopen, te verkopen of aan te houden, te beïnvloeden (§§ 13, 14 WpHG).
WhiteWall houdt een lijst bij van personen met mogelijke voorkennis.
Voorkennis mag niet zonder toestemming worden doorgegeven aan personen buiten WhiteWall (bijvoorbeeld aan journalisten, financiële analisten, klanten, adviseurs, familieleden of vrienden). Er moet altijd voor worden gezorgd dat voorkennis achter slot en grendel wordt bewaard of zodanig wordt beveiligd dat onbevoegden er geen toegang toe kunnen krijgen.
%%%
10. Handelen in overeenstemming met de gedragscode
10.1 Naleving van de gedragscode en gevolgen van overtredingen
Elke individuele werknemer is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van deze gedragscode in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden.
Managers hebben de bijzondere verplichting het goede voorbeeld te geven door de beginselen na te leven en door hun eigen gedrag een rolmodel te zijn voor integer en loyaal handelen. Zij moeten er met name voor zorgen dat deze gedragscode in het dagelijkse bedrijfsleven wordt toegepast en tot leven wordt gebracht.
Iedereen die deze gedragscode schendt, kan sancties verwachten op grond van het arbeidsrecht, tot en met ontslag, ongeacht de persoon. Indien het bedrijf schade ondervindt van overtredingen, zal het binnen het kader van de wettelijke mogelijkheden schadevergoeding/verhaal eisen van de verantwoordelijke(n). Als strafbare feiten worden vermoed, zal altijd strafrechtelijke vervolging worden ingesteld.
%%%
10.2 Contact voor vragen over de gedragscode
In geval van vragen over de gedragscode of onzekerheden over het juiste gedrag, dient het gesprek te worden gezocht met de directe chef of de eerstvolgende hogere chef. Indien dit niet mogelijk of niet gewenst is, zijn de medewerkers van de personeelsdienst, de compliance officer en de leden van de ondernemingsraad beschikbaar. Bovendien kan elke werknemer zich zonder kosten tot onze ombudsman wenden.
%%%
Slotbepalingen
Voor zover de arbeidsovereenkomst of de bijzondere richtsnoeren voor bepaalde personen verdergaande bepalingen bevatten, blijven deze geldig. De bepalingen van de respectieve arbeidsovereenkomsten blijven van toepassing. De relevante bedrijfsvoorschriften moeten worden nageleefd.
Deze gedragscode zal verder worden ontwikkeld en, indien nodig, verbeterd op basis van de opgedane ervaring. Het zal derhalve voortdurend worden geëvalueerd en te gelegener tijd worden herzien.
